Teams

Teams est une plateforme qui offre plusieurs outils pour communiquer et collaborer au développement d’un projet.

En plus de la visioconférence, Teams offre à la fois un espace de travail d’équipe et un environnement d’apprentissage. 

Applications Teams

MS Teams offre un espace de travail d’équipe qui permet de : 

  • Centraliser le travail d’équipe 
  • Collaborer en temps réel sur un document 
  • Communiquer par le clavardage et la visioconférence 
  • Partager et stocker des fichiers, des vidéos, des applications, etc. 
  • Créer des équipes de travail (4 types d’équipes) avec des fonctionnalités différentes selon l’objectif :
    • Équipes pour la classe  
    • Équipes de communauté de pratique 
    • Équipes pour le personnel
    • Tout autre équipe 

L’application Teams comporte une barre de tâches avec les fonctionnalités suivantes : 

  • Activité (Flux) : Permet la mise en évidence des activités dans les différents canaux 
  • Conversation : Clavardage avec un ou plusieurs membres de l’organisation 
  • Équipes : Liste de toutes les équipes dont vous êtes propriétaire ou membre 
  • Calendrier : Outil synchronisé avec votre calendrier Outlook à partir duquel vous pouvez planifier vos rencontres de visioconférence. 

Pour créer une équipe Teams, vous devez faire une requête Synapse

Visioconférence

  1. Les professeurs peuvent créer un Teams et organiser une visioconférence en suivant les informations de la section « Teams » sur cette page.
  2. Les employés du Cégep peuvent aussi communiquer par Teams en créant des réunions dans le calendrier Outlook en cliquant sur cette icône.
Vous pouvez aussi mener des réunions instantanées, en suivant cette procédure (vidéo de 2 min 57 s), ou planifier des réunions privées en suivant cette procédure (vidéo de 3 min). Découvrez les fonctionnalités disponibles lors d’une réunion (vidéo de 4 min 10 s)

Désactiver le clavardage avant et après une rencontre Teams

Il est maintenant possible de désactiver le clavardage lors d’une réunion Teams. 

icone de salles pour petits groupes

Vous pouvez le faire en modifiant les options de la rencontre. Ceci peut être fait lorsque vous la planifiez dans votre calendrier, ou bien lorsque vous la démarrez. Le clavardage peut être activé lors de la rencontre uniquement, ce qui évite la poursuite de la conversation par les étudiants une fois que la réunion est terminée. Le clavardage peut également être complètement désactivé pour tous les participants. Regardez ce tutoriel vidéo (2 minutes) pour plus d’explications.

Teams : personnalisation du fond d’écran en visioconférence

Deux fonds d’écran aux couleurs du Cégep et de l’ÉNA ont été créés pour vous permettre de personnaliser vos visioconférences sur Teams. Enregistrez les fichiers et suivez la procédure.

Teams

  • Avant de démarrer une réunion Teams ou encore pendant, cliquez sur Autres actions (…) dans le menu horizontal au bas de l’écran, puis sur Afficher les effets d’arrière-plan. Un menu vertical apparaîtra à droite.
  • En haut du menu de droite, cliquez sur + Nouveau. L’explorateur de fichiers apparaîtra et vous permettra de sélectionner l’arrière-plan préalablement téléchargé.
  • Votre arrière-plan apparaîtra à la fin de la liste des arrière-plans prédéfinis. Sélectionnez-le et cliquez sur Aperçu. S’il vous convient, cliquez sur Appliquer.
  • Formation continue

Teams pour la classe

Teams est à privilégier afin de limiter le nombre de plateformes de l’étudiant

Vous pouvez consulter l’infographie sur la nétiquette (version PDF imprimable) qui a été créée pour les étudiants. Consultez la Directive concernant la captation par visioconférence.

Teams pour la classe est un environnement numérique d’apprentissage comportant un espace de travail spécifique à un groupe d’étudiants (cours, centre d’aide, etc.) Il permet de :

  • Créer des canaux selon un sujet, un projet, un service
  • D’accéder aux conversations, aux fichiers, aux réunions spécifiques à cette équipe
  • Créer des devoirs
  • D’utiliser le Bloc-notes de classe
    • Section bibliothèque
    • Section collaborative
    • Section personnelle à chaque étudiant

Teams pour la classe offre un espace virtuel dans lequel vous pouvez clavarder avec vos étudiants, leurs parler via une plateforme de visioconférence, leur partager des fichiers, des devoirs, des vidéos, etc.

*** Nous vous suggérons de travailler directement avec l’application de bureau.  Vous pouvez la télécharger de votre Teams (dans Office 365) ou directement sur cette page.

Martin Parenteau, professeur en aéronautique à l’ENA, partage avec nous la structure de son Teams pour la classe.  Visionnez sa vidéo (2 min 01 s) pour en savoir plus.

Créer une équipe et organiser une rencontre virtuelle avec vos étudiants

Créer préalablement un Teams pour la classe. Vidéo de 1 min 43 sec.

Notez que les équipes doivent être créees manuellement, elles ne sont pas automatisées par la DiSTI.

Si vous n’utilisez pas Teams pour la classe, vous pouvez créer vos rencontres directement dans votre calendrier Outlook et partager le lien de votre visioconférence à vos étudiants dans un communiqué Léa.  Visionnez cette vidéo de 2 min 46 sec pour connaître les étapes à suivre.

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Pour ajouter vos étudiants dans un Teams, vous pouvez procéder de deux façons :

  1. À partir d’un Teams existant (voir l’étape 1 ci-dessus):
    • Cliquez sur les autres options à proximité du nom du Teams (les trois petits points)
    • Cliquez sur Ajouter un membre
    • Inscrivez les 6 premiers caractères du numéro du cours/groupe (ex. Pour le cours Français IV 601-CEJ-EM, inscrivez 601cej)
    • Sélectionner le groupe pour votre cours
    • Cliquez sur Ajouter
  2. En générant un code d’accès que vous pourrez partager avec eux (à 2 min 14 s).  Vos étudiants utiliseront ensuite ce code pour rejoindre votre équipe.

L’étudiant doit se connecter à son compte Office 365, cliquer sur Teams, et entrer dans l’équipe (si vous l’avez inscrit), ou entrer le code d’accès (voir section “Rejoindre une équipe à l’aide d’un lien ou d’un code”).

Ensuite, vous devez suivre les étapes ci-dessous (sous la forme vidéo ou à l’écrit).

  • À gauche, utiliser « Calendrier » pour planifier votre rencontre et cliquer sur le bouton

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Sélectionner votre Teams pour la classe et le bon canal dans ce Teams (vous pouvez toujours utiliser le canal Général) pour les rencontres virtuelles.  Cliquer sur « Envoyez ».  Les étudiants verront cette rencontre dans les publications.

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Votre rencontre s’est enregistrée dans votre calendrier.  Vous devez maintenant aller modifier un paramètre. Cliquer sur votre réunion dans votre calendrier.  Cliquer sur « Options de la réunion » comme indiqué sur l’image ci-dessous.

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Après avoir cliqué sur « Options de la réunion », vous devez sélectionner « Moi uniquement » et « Enregistrer ».

image qui présente comment sélectionner l'option : Moi uniquement, dans le champ Qui peut présenter

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Pour accéder à votre salle virtuelle, vous pouvez retourner dans votre calendrier et cliquer sur « Rejoindre » ou y accéder par la zone de clavardage du Teams.

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Nous vous suggérons de visionner la vidéo Découvrez les fonctionnalités disponibles lors d’une réunion (4 min 10 sec) pour vous familiariser avec l’outil.

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Apprendre à utiliser Teams pour la classe

Dans votre fil de publications, vous pouvez ajouter un sondage instantané: .  Les résultats du sondage s’afficheront en temps réel.

Si vous créez votre sondage dans un groupe Teams, vous trouverez vos réponses dans Office 365 > Microsoft Forms > Formulaires de groupe.  Si vous le créez directement dans une conversation, vos réponses se trouveront dans Office 365 > Microsoft Forms > Mes formulaires.

Travail en équipe en petits groupes

Désirez-vous faire travailler vos étudiants en petites équipes ? La plateforme Teams vous permet de le faire de différentes façons.
Pour un travail collaboratif qui est planifié sur plusieurs semaines, il est préférable d’utiliser les canaux (voir la vidéo 4 min 23 sec). Les canaux permettent aux étudiants d’une même équipe de déposer des fichiers, de clavarder et de tenir des réunions dans un espace commun, sans que le professeur aille à planifier le tout.

Pour des rencontres spontanées, vous pouvez utiliser la fonction « Salles pour petits groupes » lorsqu’une réunion est en cours. Pour permettre aux étudiants de partager leur écran en salle de petits groupes, il est nécessaire de leur donner le rôle de présentateur. Cette vidéo (5 min 49 sec) présente comment utiliser cette fonction.

Pour plus d’informations, consultez cette page de Microsoft : Créer et gérer des salles de réunion pendant les réunions de classe.

icone de salles pour petits groupes

Nouveauté – Le connecteur Teams-Léa

À partir de la plateforme LÉA, cette fonction permet de démarrer une réunion spontanée dans l’environnement TEAMS

  • Le connecteur TEAMS-LÉA permet :
    • De se synchroniser avec votre horaire de cours
    • D’avertir vos étudiants de la tenue actuelle ou future d’un cours à distance
    • D’avoir un accès rapide et direct à une rencontre TEAMS
    • D’utiliser les fonctions : salles de sous-groupes /clavardage/partage de contenu
    • De consigner automatiquement les retards et les absences de vos étudiants dans Léa
  • Le connecteur TEAMS-LÉA ne permet pas :
    • De se synchroniser avec une de vos équipes TEAMS déjà existante (pas de pont possible entre les deux)
    • D’accéder aux canaux/ aux outils de planification de rencontre/ aux fichiers d’une équipe TEAMS
    • D’inscrire vos rencontres dans votre calendrier TEAMS
    • De conserver les traces de cette rencontre (clavardage, équipes de sous-groupe)

Autres fonctionnalités

Télécharger la liste des participants d’une réunion

 Pour accéder à cette liste, lors d’une réunion :

  1. Cliquez sur Participants
  2. Cliquez sur les petites points
  3. Cliquez sur Télécharger la liste des participants
Le fichier sera enregistré dans le dossier Téléchargements, sur votre poste de travail.
Notez que vous ne pouvez pas télécharger la liste lorsque la réunion est terminée.

    Partager efficacement une présentation PowerPoint

    Souhaitez-vous partager votre présentation par Microsoft Teams tout en étant capable de voir les notes que vous y avez ajoutées ?

    Avez-vous besoin de :

    • Garder le contact avec vos étudiants
    • De voir l’ajout de commentaires dans le clavardage
    • De voir si des étudiants lèvent la main

    Voici deux vidéos qui présentent comment y parvenir :

    Mettre en évidence et épingler

    Lors de votre cours en visioconférence vous pouvez déterminer ce qui est vu à l’écran de vos étudiants : votre présentation, un participant spécifique, vous-même, etc.  La fonction mise en évidence imposera aux écrans de tous les participants ce sur quoi vous souhaitez qu’ils portent leur attention. 

    Dans le cadre d’un mode d’enseignement bimodal, par exemple, vous pourrez imposer à tous vos étudiants à distance l’action qui sera faite au tableau par exemple et ainsi vous assurer de l’attention de vos participants sur l’enseignement qui y sera fait.  Ceci en sélectionnant l’image captée par votre caméra.  Dans ce cas précis, cette action est grandement facilitée par la présence de deux écrans.

    icone de salles pour petits groupes

     Pour ce faire, il suffit de cliquer sur les … dans le coin inférieur gauche de votre image (ou de celle d’un participant) et sélectionner « mise en évidence ».  

    *** Attention, la fonction mise en évidence peut également être accessible à ceux qui ont un rôle de présentateur. 

    Par ailleurs, la fonction « épingler » a une portée plus restreinte.  Elle relève d’un choix personnel de chacun des participants de la rencontre.  Elle permet à ceux-ci de déterminer ce qu’il souhaite mettre à l’avant-plan dans leur écran.  L’action d’épingler aura un impact uniquement sur l’écran du participant.   Par exemple, celui-ci pourra donc passer d’une présentation magistrale au tableau à la présentation PowerPoint du cours à son rythme. 
    Dans tous les cas, les participants ont accès à l’image captée par la caméra et l’image d’un partage de document dans deux vignettes différentes. 
    Pour y accéder, vous pouvez cliquer sur les … à la suite du nom du participant directement sur son image (1) ou y accéder dans l’onglet « Afficher les participants » (2) en sélectionnant les …  suivant le nom d’un de ceux-ci. 

    1-

    icone de salles pour petits groupes

    2-

    icone de salles pour petits groupes

    Voici une vidéo illustrant ces deux options

    FAQ

    Comment puis-je accéder à un de mes Teams ?
    1. Connectez-vous sur www.office.com
    2. Cliquez sur l’icône de l’application Teams.
    Est-ce qu'un étudiant peut créer un Teams ?

    Non. Seuls les professeurs peuvent créer des Teams.

    Où sont enregistrés les documents d'un Teams ?

    Les documents sont enregistrés dans un espace de stockage en ligne. Il s’agit d’un SharePoint d’équipe.

    Est-ce qu’un conférencier et (ou) un invité de l’extérieur du CEM peut se joindre à une rencontre Teams

    Oui, idéalement le professeur invitera le conférencier.  Voici comment :

    • À partir d’une nouvelle réunion ou d’une réunion que vous avez déjà planifiée, ajoutez le courriel de l’invité dans la section : Participants.
    • Envoyer l’invitation ou la mise à jour de l’invitation.
    • Lorsque votre invité rejoindra la réunion, vous n’aurez qu’à le faire entrer.
    • Pour lui donner le rôle de présentateur, vous devrez le faire lorsqu’il aura rejoint la réunion. Vous ne pourrez pas le faire en avance à partir des options de la réunion.
    • Ensuite, vous pourrez lui donner le droit d’être présentateur.
    1. Cliquez sur l’icône participant
    2. Cliquez sur les … à l’extrémité droite du nom de l’invité
    3. Désignez l’invité comme présentateur
    4. Acceptez la modification

    À éviter : ajouter l’invité dans l’équipe Teams, car cela lui donne accès aux documents, au OneNote pour la classe et aux devoirs.

    Comment inclure le son d’une vidéo lors d’un partage dans le cadre d’une rencontre Teams (sur PC ou sur MAC)
    Comment peut-on éviter que des participants externes et « non souhaités » se joignent à une rencontre?

    Oui, dans les options de la rencontre TEAMS, il s’agit de déterminer qui peut éviter la salle d’attente.  Voici la procédure

    Est-ce que je peux utiliser Teams avec un ordinateur MAC ?

    Oui, mais il est fortement conseiller d’utiliser la version MacOS 10.15 (Catalina) pour avoir la dernière version de Teams fonctionnel.

    Avec MACOS, Apple a introduit de nouvelles fonctionnalités de sécurité et de confidentialité pour les périphériques Mac. 

    Il faut s’assurer que votre application Microsoft Teams soit autorisée à accéder à certains périphériques sur votre Mac.  Voici la procédure :

    • Accéder à > Préférences Système > Sécurité et Confidentialité > Confidentialité > Accessibilité
      • Ajouter l’application « Microsoft Teams »
    • Si vous avez cette possibilité, ajouter aussi dans :
      • Préférences Système > Sécurité et Confidentialité > Confidentialité > Enregistrement d’écran
        • Ajouter l’application « Microsoft Teams »

    À la suite de ces manipulations, redémarrez votre périphérique pour que les modifications soient prises en compte.

    Événement en direct TEAMS (live event)

    La plateforme de présentation d’événement en direct de Teams permet de produire un événement de plus grande ampleur, par exemple une conférence.

    • Seuls les présentateurs et le producteur ont accès à leur caméra et leur microphone.
    • Les participants, par exemple les étudiants, ne peuvent être vus ni entendus
    • Pour les questions, les participants ne peuvent pas utiliser le clavardage. Ils doivent utiliser la section Question/Réponse. Cette section est gérée par les présentateurs et producteurs.

    Consultez le tableau Teams réunion et événement en direct pour connaître les différences entre les deux fonctions.

    Pour produire un événement en direct :

    1. Demande Synapse à l’équipe de la DISTI
      1. Prévoir un délai dans le traitement de la demande
      2. Formation pour le premier événement en direct
      3. Accompagnement pour les événements futurs pour le côté technique
        1. Par exemple : Adresse courriel pour conférencier externe au Cégep et particularités de connexion
    2. Déterminer la personne qui produira l’événement
      1. Gestion de la caméra et du contenu diffusé. L’interface est simple d’utilisation.
    3. Prévoir une ou deux personnes pour la gestion des questions, selon l’ampleur de l’événement.

    Fonctionnalité

    Réunion

    Événement
    en direct

    • Voir la caméra de tous les participants.

    RÉUNION

    R

    ÉVÉNEMENT
    EN DIRECT

    Q

    • Les participants peuvent prendre la parole (microphone).

    RÉUNION

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    ÉVÉNEMENT
    EN DIRECT

    Q

    • Les participants peuvent partager leur écran.

    RÉUNION

    R

    ÉVÉNEMENT
    EN DIRECT

    Q

    • Les participants ont accès au « clavardage ».

    RÉUNION

    R

    ÉVÉNEMENT
    EN DIRECT

    Q

    • Lorsqu’elle est activée, les participants ont accès à l’option Question/Réponse.

    RÉUNION

    Q

    ÉVÉNEMENT
    EN DIRECT

    R

    • Les présentateurs peuvent partager leur écran.

    RÉUNION

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    ÉVÉNEMENT
    EN DIRECT

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    • Les présentateurs peuvent prendre la parole et mettre leur caméra.

    RÉUNION

    R

    ÉVÉNEMENT
    EN DIRECT

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    • Les présentateurs ont accès au « clavardage ».

    RÉUNION

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    ÉVÉNEMENT
    EN DIRECT

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    • Les présentateurs et le producteur peuvent gérer les Question/Réponse.

    RÉUNION

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    ÉVÉNEMENT
    EN DIRECT

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    • Le producteur démarre l’événement en direct et gère les sources pour la diffusion (encodeur dans l’option événement en direct).

    RÉUNION

    Q

    ÉVÉNEMENT
    EN DIRECT

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